El pasado 1 de noviembre de 2021, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el acuerdo por el que se crea el Programa de Verificación Laboral Voluntaria (el “Programa”) de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (la “Secretaría”), el cual tiene como propósitos principales instituir un mecanismo alterno a la inspección e incentivar el cumplimiento en los centros de trabajo por lo que hace a: (i) seguridad y salud en el trabajo y (ii) capacitación y adiestramiento. Por lo que respecta a condiciones generales de trabajo, solo podrán incorporarse al Programa aquellos cuya rama industrial o de servicios sea de competencia federal.

A través del Programa, los patrones elegibles podrán declarar voluntariamente ante las autoridades el nivel de cumplimiento de sus obligaciones patronales.

Aquellos patrones que se inscriban y satisfagan los requisitos del Programa podrán quedar exceptuados de visitas de inspección ordinarias sin que ello implique que la autoridad renuncie a sus facultades de verificación de cumplimiento o de realizar inspecciones extraordinarias.

La Secretaría tiene 60 días para publicar los lineamientos de operación del Programa. El Programa podrá realizarse a través de la página web: http://pvlv.stps.gob.mx/.

Esté atento a nuestro análisis de seguimiento una vez que los lineamientos hayan sido publicados.

Para más información, por favor contacte a:

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx

Esta Alerta es publicada por GarcíaMingo & Tejedo, S.C., como un servicio de noticias a clientes y amigos. La información contenida en esta publicación no debe ser considerada ni tratada como una asesoría legal. En caso de requerir análisis o explicación adicional sobre el tema de referencia, les sugerimos contactar al abogado quien normalmente atiende sus asuntos.

A medida que algunas personas empiezan a mirar a la pandemia por el espejo retrovisor, muchas empresas se están replanteando sus planes de regreso a la oficina a principios del 2022. Aun si no ha anunciado una fecha de reapertura vale la pena tener un plan de regreso a la oficina para una rápida implementación cuando llegue el momento.

Puede reanudar el negocio como de costumbre o aprovechar la crisis sin precedentes para adaptarse e innovar. En cualquier caso, hay ciertos aspectos legales que debe estar listo para atender. Existen muchos aspectos a considerar con base en las particularidades de su negocio, pero en este caso nos enfocaremos en tips legales que pueden ayudarlo a empezar.

1. Antes de anunciar planes de regreso a la oficina, hágase las preguntas:

• ¿Pueden negarse los empleados a regresar a la oficina?
• ¿Puedo requerir a mis empleados utilizar cubrebocas y hacerse pruebas aleatorias para Covid-19?
• ¿Puedo ordenar a mis empleados demostrar evidencia de vacunación como una condición para continuar su relación laboral? ¿Pueden negarse a vacunarse?
• ¿Existen reglas que debo cumplir como condición para la reapertura de la oficina?

2. También pudo darse cuenta de que esquemas de trabajo desde casa durante la pandemia fueron más productivos y ayudaron al ambiente laboral, así que también considere lo siguiente:

• Evalúe si el trabajo remoto puede continuar a futuro. Podría realizar una prueba con un programa piloto.
• Asegúrese que sus políticas de trabajo remoto o desde casa estén actualizadas.

Podemos trabajar con su organización para crear contenido y estrategias legales para implementar un regreso a la oficina diseñado a la medida de sus necesidades específicas.

Para más información, por favor contacte a:

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx

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El 24 de mayo de 2021 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los lineamientos referentes al registro.

Abajo podrán encontrar los puntos relevantes de los lineamientos:

• Los prestadores de servicios deberán acceder a la siguiente plataforma: http://repse.stps.gob.mx/.
• En dicha plataforma se les solicitará información general sobre (i) la empresa, como acta constitutiva, Registro Federal de Contribuyentes, domicilio; (ii) su representante legal; (iii) número de trabajadores; y (iv) actividades económicas, entre otros. La STPS podrá solicitar, en cualquier momento, información adicional.
• Los prestadores de servicios deberán estar al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Los prestadores de servicios deberán de acreditar el carácter especializado del servicio o de la obra.
• La STPS tendrá 20 días hábiles para otorgar el aviso de registro; el registro tendrá una vigencia de tres años. El número de registro y folio deberá de agregarse a los contratos de servicios u obras.
• El registro podrá negarse o cancelarse; los lineamientos no prevén un recurso de revisión en caso de negación o cancelación.
• Los prestadores de servicios registrados deberán identificar a sus trabajadores mediante imagen, nombre, gafete, etc. que los vincule con su patrón durante sus servicios en los centros de trabajo de la empresa que contrata los servicios especializados.
• Empresas que presten servicios u obras complementarias o compartidas también deben registrarse.
• El padrón estará disponible para consulta pública en un portal de internet de la STPS.
• Las empresas tendrán 90 días naturales para realizar su registro a partir del24 de mayo de 2021; es decir, deberán estar registradas antes del 24 de agosto de 2021.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
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Después de mucha negociación y discusiones entre el Gobierno mexicano, el sector obrero y el sector patronal, se aprobó y publicó en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021 una reforma que modificará diversas leyes.

Abajo podrán encontrar los puntos relevantes de la reforma a la Ley Federal del Trabajo¹:

1. La subcontratación de personal como la conocemos hasta ahora se prohíbe (tanto outsourcing como insourcing ). Cualquier violación será sujeta a multas cuantiosas;
2. Sin embargo, la subcontratación de personal será permitida en dos escenarios siempre y cuando se cumplan con ciertos requisitos y los servicios no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que contrate los servicios o se beneficie de los mismos (los “Servicios Permitidos”):
   • La subcontratación de “servicios especializados” u “obras especializadas”; y
   • La contratación de “servicios complementarios o compartidos” entre empresas que pertenecen a un mismo grupo empresarial.
   • Entre otros requisitos, los proveedores que deseen proporcionar Servicios Permitidos deberán registrarse en un padrón público que será creado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social dentro de los 30 días siguientes a la publicación de la reforma. Una vez emitidos los lineamientos y el padrón, las prestadoras de servicios, tendrán 90 días para realizar su registro.
3. Las empresas que contraten Servicios Permitidos continuarán siendo solidariamente responsables con sus proveedores si éstos últimos incumplen con sus obligaciones laborales y de seguridad social con su personal;
4. La Ley otorga un plazo de transición de hasta tres meses desde la fecha de publicación dentro del cual todos los patrones deberán de adoptar los cambios necesarios para cumplir con la nueva Ley; incluyendo la transferencia de los trabajadores de la empresa de servicios al patrón real; y
5. La PTU estará ahora limitado a la cantidad que resulte mayor de entre: (a) 3 meses de salario; o (b) el promedio de la participación recibida por un trabajador en los últimos 3 años.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
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¹ Este Client Alert no menciona las modificaciones a otras leyes incluyendo la Ley del Seguro Social, la Ley del INFONAVIT, Código Fiscal de la Federación, Ley del Impuesto sobre la Renta y Ley del Valor Agregado.

1. Se prohibirá la subcontratación de personal (tanto outsourcing como insourcing );
2. serán permitidos los servicios especializados y obras especializadas únicamente para actividades distintas del objeto social y de la actividad económica preponderante de la empresa contratante. Los servicios u obras complementarias o compartidas prestadas entre empresas de un mismo grupo empresarial también serán considerados como especializados siempre y cuando no formen parte del objeto social ni de la actividad preponderante de la empresa que los reciba;
3. las empresas de servicios y obras especializadas deberán registrarse ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social e inscribirse al padrón público aplicable a dichas empresas;
4. habrá responsabilidad solidaria del contratante de los servicios si el prestador no cumple obligaciones laborales y de seguridad social con su personal;
5. se otorgará un plazo de tres meses para que los trabajadores subcontratados pasen a formar parte de la nómina del patrón real; y

Una vez que se apruebe el proyecto de reforma ante el Congreso, les haremos saber.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
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El día de hoy se publicó una reforma a la Ley Federal del Trabajo (la “Ley”) en el Diario Oficial de la Federación la cual entrará en vigor a partir del día de mañana; dicha reforma añade un nuevo capítulo a la Ley con nuevas disposiciones referentes al teletrabajo / home office. El nuevo término de teletrabajo consiste en la prestación de los servicios en lugares distintos al centro de trabajo del patrón.

Elementos Clave del Teletrabajo

• Los teletrabajadores tendrán los mismos derechos que aquellos que presten servicios en el centro de trabajo.
• El teletrabajo involucra el uso de tecnologías de la información y comunicación.
• Los teletrabajadores deberán trabajar más del 40% del tiempo fuera del centro de trabajo.
• El teletrabajo deberá ser voluntario para ambas partes y podrá ser revertido bajo ciertas condiciones.
• Los términos y condiciones del teletrabajo deberán constar por escrito.
• Los Contratos Colectivos de Trabajo (“CCT”) deberán incluir disposiciones referentes al teletrabajo. Si los patrones no cuentan con un CCT, dichas disposiciones deberán incluirse en el reglamento interior de trabajo.

Obligaciones Específicas de los Patrones

• Capacitar a los trabajadores en las tecnologías de la información y comunicación.
• Asumir los costos derivados del trabajo a través de la modalidad de teletrabajo, incluyendo, en su caso, el pago de servicios de telecomunicación (i.e., internet) y la parte proporcional de electricidad.
• Garantizar el derecho a la desconexión de los trabajadores.
• Garantizar el derecho a la intimidad de los trabajadores y respetando el marco jurídico aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo, limitar las circunstancias por medio de las cuales se deba utilizar cámaras de video y micrófonos.
• Los Inspectores del Trabajo tienen autoridad plena para verificar el cumplimiento de estas nuevas obligaciones.

Obligaciones Específicas de los Trabajadores

• Informar con oportunidad sobre los costos relacionados con el uso de los servicios de telecomunicaciones y del consumo de electricidad, derivados del teletrabajo.
• Atender y utilizar los mecanismos y sistemas operativos del patrón para la supervisión de sus actividades.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social tiene 18 meses para emitir una Norma Oficial Mexicana relacionada con las condiciones especiales de salud y seguridad para la modalidad del teletrabajo, así como para aclarar otros términos y condiciones.

Por el momento es incierto si el Congreso o las Autoridades Laborales emitirán directrices sobre cómo determinar cuándo se prestan fuera del centro de trabajo más del 40% de los servicios, qué se entiende exactamente por el “derecho a la desconexión” y la aclaración de los gastos y costos que deben cubrir los patrones en relación con los servicios de telecomunicaciones y la factura de luz.Mientras tanto, recomendamos que los patrones revisen sus reglamentos, políticas y contratos de trabajo actuales para adoptar las disposiciones de teletrabajo aquí descritas.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx
Regina de la Fuente, regina.delafuente@gmt.mx

Federal Labor Law

• As a general rule subcontracting or outsourcing personnel will be prohibited except for very limited situations described in the bill.
• Subcontracting or outsourcing may be permitted to the extent it refers to specialized services or specialized works that are not part of the corporate purpose or main activity of the beneficiary of the services. In such case, the service provider must obtain certain authorizations described in the bill.
• The authorizations to become a service provider of specialized works or services must be renewed every three years; however, the Ministry of Labor may refuse or cancel such authorizations at any time if the person in question fails to comply with statutory requirements. Service providers will have to register in a special registry called “Padrón de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas” that will be available to the public online.
• All arrangements with an authorized service provider must be in writing and the beneficiary and the service provider will be jointly liable for any violations involving labor and social security matters related to the employees involved in the service.
• The bill introduces fines that can go as high as US$220,000.

Social Security Law

• In case of violations to the Federal Labor Law, the beneficiary and the service provider will be jointly liable for violations on social security matters related to the employees involved in the service.
• Service providers will be required to make regular filings and comply with other reporting obligations to the Social Security Institute and the Ministry of Labor regarding of the services agreements they have entered into and other employee-related information, such as contributions and employee’s base salary.

Tax Related Laws

• Payments for unauthorized subcontracting or outsourcing will not be deductible for tax purposes: (i) when employees were originally employed by the beneficiary and then transferred to a service provider in an attempt to circumvent the law; or (ii) when employees performed all activities for the beneficiary of the services, as opposed to specialized work only.
• The beneficiary of the services must obtain from the service provider copies of (i) its authorizations, (ii) salary payment tax receipts, (iii) withholding tax return, and (iv) payments to the Social Security Institute and the National Fund for Workers Housing (INFONAVIT).
• Value Added Tax paid in connection with unauthorized subcontracting or outsourcing will not be creditable.

Unfortunately, the bill does not expressly address or gives a transition or correction period for current outsourcing regimes to become compliant with the bill. This needs further analysis.

Based on the above, the question then becomes: How to properly and lawfully subcontract or outsource personnel (if possible, at all) once, and if, this bill becomes law? These questions will be part of an ongoing analysis of the bill as the legislative process moves forward.

Stay tuned for our follow-up analysis.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx

El 29 de mayo de 2020 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los Lineamientos Técnicos Específicos para la Reapertura de las Actividades Económicas (los “Lineamientos”).

Los Lineamientos son de observancia obligatoria para todos los centros de trabajo y su objetivo es establecer las medidas necesarias para la reapertura o continuidad de actividades.

Para determinar qué medidas aplican para cada centro de trabajo se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• (i) el tipo de actividad (¿eres una actividad esencial o no esencial?);
• (ii) tamaño del centro de trabajo (basado en el número de empleados);
• (iii) características internas del centro de trabajo; y
• (iv) nivel de alerta sanitaria en la ubicación del centro de trabajo

Basado en las respuestas a los aspectos mencionados, se podrá identificar las medidas aplicables a cada centro de trabajo incluidas en las listas de comprobación incluidas en los Lineamientos.

Si las actividades de la empresa son esenciales estará obligado a autoevaluarse en línea. Para las empresas cuyas actividades son no esenciales la autoevaluación en línea será meramente voluntaria; sin embargo, el cumplimiento de las medidas es obligatorio.

La “Nueva Normalidad” es la fase que inicia el 1 de junio de 2020. Con base en el semáforo de alerta se podrá determinar: (i) cuál es el nivel de alerta (se irá actualizando semanalmente); y (ii)qué actividades pueden reiniciar labores.

¿QUÉ SE DEBE HACER?

1. Implementar las medidas aplicables para cada centro de trabajo;
2. Autoevaluarse; y
3. Monitorear constantemente el semáforo de alerta.

También es necesario estar atento a lineamientos posteriores para cada industria que pudieran ser publicados y cambios al nivel de alerta de la ubicación del centro de trabajo.

Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx
Regina De la Fuente, regina.delafuente@gmt.mx

As the coronavirus outbreak continues in Mexico and given that the Mexican Government has extended the stay at home orders at least through May 30, 2020, many employees who used to commute to their place of work are now working from home (“telecommuting”). Thus, organizations may have realized by now that telecommuting arrangements during the pandemic were more productive and climate friendly so they should think about what steps they need or want to take going forward to manage the
impact in their workplace, including continuing telecommuting arrangements on a permanent basis.

Although organizations in Mexico are not mandated or required to offer telecommuting, the current global health crisis makes it a key tool to maintain productivity, workforce, and source of employment. Forbes¹ predicts that telecommuting is here to stay.²

Generally speaking, implementing telecommuting arrangements in Mexico will require preparing at least a telecommuting policy to ensure consistency of application and telecommuting agreements that must comply with such policy and other statutory requirements. The legal framework is less than perfect so any strategy and implementation will require a nuanced assessment of the situation and the
possible costs.

The foregoing calls for critical advance planning to avoid business interruptions and ensure the availability of resources and personnel. This is not to say that we are advising all clients to immediately adopt telecommuting arrangements. Rather, we suggest considering preparing action plans and putting them “on the shelf” ready for rapid deployment if and when advisable. Pilot programs may also be helpful in determining if telecommuting arrangements are effective enough.

This document was prepared by the team of García Mingo & Tejedo, S.C. We can work with your organization in creating content and strategies to implement telecommuting policies and arrangements tailormade to your organization’s specific needs.

FOR MORE INFORMATION, PLEASE CONTACT:
Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
Alfonso García-Mingo, a.garciamingo@gmt.mx
Carlos Acle, carlos.acle@gmt.mx
Regina de la Fuente, regina.delafuente@gmt.mx

¹ Telecommuting Surge Likely to Last Past COVID-19 Crisis, Predicts Brookings Report by Ted Knutson.
https://www.forbes.com/sites/tedknutson/2020/04/08/telecommuting-surge-likely-to-last-past-covid-19-crisis-says-brookingsreport/#
5269fb8574ca. (Last visited: April 8, 2020)
² https://www.fastcompany.com/90504163/twitter-will-let-employees-work-from-home-permanently-will-other-companiesfollow?
partner=feedburner&utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=feedburner+fastcompany&utm_content=feedbu
rner (Last visited: May 19, 2020)

On March 31, 2020 the Mexican Government issued a health emergency declaration (emergencia sanitaria por causa de fuerza mayor) over SARS-CoV2 (COVID-19) coronavirus outbreak and issued stay-at-home and shut-down orders. Although these orders have not been lifted as of today, so this Alert will discuss tips and actions that employers and organizations should proactively engage to be prepared once such orders are lifted especially since new guidelines have been issued by various levels of government creating a complex regulatory maze for employers to navigate in
preparation for reopening.

According to the International Monetary Fund; this pandemic -dubbed by the IMF as the “Great Lockdown”¹– is the “…the worst recession since the Great Depression, and far worse than the Global Financial Crisis.”² But as days and months go by, countries and organizations across the globe are preparing for their comeback. The Great Reopening.

Although it is critical to make a thorough assessment of the situation and come up with a plan tailored made to your organization’s specific needs, everyone can benefit from the following tips and proposed actions:

WHAT WE LEARNED?

• Identify and understand the weaknesses and strengths of your business during the crisis.
• Understand if your business was sufficiently prepared to cope with the coronavirus outbreak and the consequences it entailed (e.g., shut-down or slow-down orders, telecommuting, etc.).
• Brainstorm with your team what are the takeaways from the crisis and what innovations can come out of it. Innovations do not necessarily have to be disruptive. Incremental innovations are also a good thing; small but smart adjustments and changes can go a long way.³

HOW TO MOVE FORWARD?

To use a football analogy, you need to huddle with your team, prepare a game plan and call the next play.

You can resume business as usual or you can take advantage of the unprecedented crisis to adapt and innovate. In any scenario, addressing the issues in the prior section can be a good starting point to make informed decisions. There are many aspects you might need to consider based on the specifics of your business but here we will focus on some legal tips that can get you started on the legal aspects of your business:

• It is impossible to predict the next crisis but gaining a good understanding and hindsight of the current crisis will help you be better equipped to navigate the next one -whether it is a global pandemic or otherwise.
• Whether your organization was classified as an “essential” business or not, prepare and keep a file of what actions were taken and what actions should have (or shouldn’t have) been taken during the crisis. This will help you navigate the next crisis.
• Plan communication to employees to get back to the office and be prepared to answer the next questions:
  • What if employees refuse to go back to the office?
  • Can employees be ordered to wear facemasks and get tested for Covid-19 as a condition to go back to the office?
  • Are there any regulations that should be complied with prior to going back to the office such as social distancing rules, staggered work shifts, sanitization protocols, use of face masks, etc.?
• Identify and assess what will happen with employees who were subjected to salary reductions or employees who were furloughed.
• Many firms realize that work-at-home arrangements during the pandemic were more productive and climate friendly so you might want to consider the following:
  • Assess if telecommuting was a good thing during the pandemic and if it can be implemented going forward.⁴ You can test the waters with a pilot.
  • Update your telecommuting/home office policies and arrangements.
• Assess your need for leased office space especially if telecommuting will be implemented. Review your lease arrangements to understand your contraction rights.
• Assess contractual relations with your vendors and customers.
• Identify who suspended/defaulted compliance with their contractual commitments due to the coronavirus outbreak and identify next steps to resume operations with them.
• Understand if your firm suspended/defaulted compliance with its contractual obligations due to the coronavirus outbreak, identify the legal consequences that may result from such default/suspension such as penalties, termination rights, termination of exclusivity rights, to mention a few.
• Understand your payment obligations in foreign currency and the dollar/pesos fluctuation. Many businesses in Mexico undertake payment obligations in US dollars but their cash flow is in pesos.
• Identify if there are federal or local tax breaks available and if your organization is eligible for such benefits.

BE PREPARED TO MAKE ADJUSTMENTS

It is not possible to come up with a perfect plan to get back on track so be ready to adapt and adjust as needed. The coronavirus outbreak presented unique and unprecedented circumstances and its long-term effects are yet to be seen in the years to come, so getting back to normal -or a new normal- will be a challenge and will take time.

CONCLUSION

Just like in football, your business is not the huddle. If you never break the huddle, if you never run the plays, you can never win the game.

This document was prepared by the team of García Mingo & Tejedo, S.C. We can work with your organization in creating content and strategies in preparation for your reopening.

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Juan Tejedo, juan.tejedo@gmt.mx
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¹ https://blogs.imf.org/2020/04/14/the-great-lockdown-worst-economic-downturn-since-the-great-depression/
² Idem
³ https://www.theatlantic.com/ideas/archive/2020/04/safely-reopen-make-workweek-shorter/610906/
⁴ https://www.fastcompany.com/90504163/twitter-will-let-employees-work-from-home-permanently-will-other-companiesfollow?
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